13 Mai var det styremøte igjen, denne gangen hadde vi litt mer å snakke om en sist vi satt sammen i Januar. Vi famler oss frem, og føler vi blir bedre og bedre på dette, det kommer inn flere ideer og tilbakemeldinger fra medlemmene og vi blir flinkere til det vi har blitt valgt til å gjøre. Målet er å bli en god forening, en som er inkluderende, artig å være medlem av og som finner på ting for medlemmene.
Registrering i Brønnøysundregisteret
Da vi startet i Desember ble de 10 grunnleggerne enige om å bruke 2016 på å prøve oss frem, starte GPS som en uforpliktende og enkel venneforening uten offentlige papirer og styr, men med så riktig føring av foreningen som mulig, som om vi skulle vært en registrert forening. Dette med tanke på at det KUNNE hende at foreningen ikke ble populær, og det derfor ikke ville være nødvendig med registrering i Brønnøysundregisteret.
Styret har merket at livet i foreningen har blomstret opp, det virker som det er et behov for GPS og at det blir satt pris på at foreningen drives, vi har derfor begynt å tenke på en offentlig registrering av GPS. Ved å registrere GPS vil vi få både fordeler og ulemper.
Ulempene vil da bli at vi får en ekstra utgift i registreringen, dette er en engangsutgift, etter dette vil det bli en liten sum å betale hvert år. Det vil også bli strengere krav for årsmøte, styremøter, protokollføring ol. (Hvis vi kan kalle dette ulemper)
Fordelene vil bli at vi kan åpne egen konto i en bank, dette vil gi en åpen og synlig økonomi. Det vil være mulig å ha grasrotandelen, en måte å tjene penger til foreningen ved at medlemmene (helt frivillig) velger GPS som grasrotmottaker når de tipper, uten at dette vil føre til at medlemmene må betale mer når de spiller Lotto ol. Med tanke på å bli akseptert som en offentlig registrert forening vil vi også stille på lik linje som de andre foreningene for Geocaching rundt omkring i landet.
Medlemskontingent
Det har også blitt diskutert nødvendigheten av å ta medlemskontingent. Vi startet i 2015 med det ønsket at det skal være gratis å være medlem, dette er fordi vi ikke ønsker å ekskludere noen. Vi er fullstendig klar over at det ikke er alle som har det lille ekstra å bidra med, og Geocaching skal kunne være gratis.
Nå har GPS en fast utgift hvert år på 600,- for nettsidene, det er dessverre ikke gratis å ha en egen nettside. Det er også utgifter når det gjelder å kjøpe inn diverse kaffe, te, kaker, loddpremier og slike ting som gjør det lille ekstra på diverse eventer og samlinger. Det er også snakket om å ha adventskalender, da får GPS også utgifter til premieringer ol. Det er ikke snakk om store summer, men styret mener det vil være til medlemmenes fordel å ha en buffer.
Ved å for eksempel ta 50,- i medlemskontingent i året, vil GPS få inn nok til å sikre driften av nettsiden, noe styret mener er det viktigste. Overskudd av kontingent og overskudd fra loddsalg ol. vil da gå til å kunne spandere diverse ting på medlemmene på eventer, eller organisere diverse turer hvor medlemmene enten får være med gratis, eller billigere enn de som eventuelt ikke er medlemmer. Det vil være mulig å holde eventer hvor for eksempel grillmaten er sponset av GPS, slik at de som ikke har så mye å rutte med, likevel kan føle at de er velkommen og det ikke blir gjort forskjell. Tanken er at sammen er vi sterke!
Fremtidige eventer
Styret har bestemt at for hvert GPS event skal det velges en person som vil ha hovedansvaret for det eventet. Denne skal koordinere arrangementet og være flink til å delegere jobber som man trenger hjelp/støtte til. Styret ser ikke noen problemer med å ta kontakt med personer som ikke sitter i styret for å be om hjelp til dette. En ide er å ta «Glåmdalsregioen møtes» eventene videre, og forhåpentligvis få til et fast event som vandrer mellom de forskjellige kommunene medlemmene bor i. Målet er altså at medlemmene skal ta over stafettpinnen og føre dette eventet videre, forhåpentligvis med gjevne mellomrom, helst hver måned eller annenhver måned. Første person er allerede spurt, og skal vurdere dette. Medlemmer som kan tenke seg å arrangere slike eventer kan ta kontakt med styret. Vi håper på spredning rundt omkring i distriktet.
Logo
Det har vært noen problemer med GPS logoen når den har blitt brukt på trykk av fleece jakker og noen refleksjakker. Det har derfor blitt diskutert nødvendigheten ved å lage en ordentlig logo (fil) som garantert gir gode resultater. Den vi har, ble laget av styremedlemmer som dessverre ikke kan nok om det å trykke på klær, og det var heller ikke tanken bak når den ble laget. Nå viser det seg at denne ikke har god nok kvalitet til dette formålet. Styret må derfor se seg om etter noen som kan gjøre dette for oss, eventuelt betale for å få det gjort, siden ingen i styret sitter med denne kunnskapen. Dette vil være en god investering i fremtiden.
Fremtidsplaner – Mysterykurs
Det kom frem mange gode ideer på møtet, noen for nærmeste fremtid, andre for litt lengre inn i fremtiden. Det første som vil skje i regi av GPS er mystery event 10 September i Odalen. Dette vil være et heldagsevent med fullspekket program. Kursing i forskjellige måter å løse mysterier, felles lunchpause, løsing av cacher som vil bli lagt ut i området for anledningen eventet, ut på cachetur for å finne disse og avsluttes med felles grilling. Det er leid et sted vi kan være. Ole er primus motor på å lage en artig GPS overraskelse til eventet. Det vil bli salg av vafler, brus, lodd ol. hvor all inntekt vil gå til GPS og fremtidige prosjekter. Mystery kurset vil være et vanlig event hvor alle kan komme, og vil selvfølgelig være gratis.
Advenstkalender 2016
Styret har valgt å gå for adventskalender i år, det vil bli en enkel kalender, med en enkel måte å fordele og tjene poeng. Per Erik (Herr Simpson) har takket ja til å være ansvarlig for dette prosjektet.
For de som ikke vet hva en cache-adventskalender er: Det blir publisert en cache om dagen fra 1-24 Desember. Alle som vil kan være med og legge ut, og vil få tilsendt regler og instrukser. Ingen får vite hvem som har utlegg på hvilken dag, og det forventes at dette også holdes hemmelig av utleggerene. Medlemmene er spredt på et stort areal, vi vil at alle skal få like gode sjanser til å tjene poeng.
Det vil bli utdelt poeng på denne måten: FTF gir 3 poeng (CO-FTF gir IKKE 3 poeng til alle, kun EN får 3 poeng) Funn på dagen cachen ble publisert gir 2 poeng og funn på cachene i løpet av hele desember vil gi deg 1 poeng. Det er meningen at en poengtavle skal lages til nettsiden vår og at denne skal oppdateres gjevnlig. Premiering for den med flest poeng. Det er planlagt event siste søndagen i November for å introdusere advents cachingen, og event i Januar for premiering.
For at dette skal bli en ekstra moro sak i førjulstia, oppfordrer GPS utleggerne til å lage cacher som er spesielle, gjerne med juletema, cachene skal være greie å finne, ikke vanskelige å løse (mysterier/multier) og kvalitet burde være på topp. Husk at cachene skal bli liggende, også etter at jula er over.
Fellestur til Junker52 (GC2181)
Det har kommet inn forslag om felles tur til Junker52, en cache som ligger på Ringebufjellet. Det er en lang tur å gå. Forlag er kommet om å arrangere frokost event på ei fjellhytte, for så å avslutte eventet og samlet gå til Junker52 og tilbake. Dette er en veldig gammel cache, den ble lagt ut i September 2001 (!) og er i forhold til sin levetid ikke funnet så ofte. Dette er nok fordi det kan være vanskelig å komme til. Dette må skje i tidsrommet August-Oktober, da det ellers er for mye snø her. Detaljene rundt dette vil bli diskutert nærmere senere, og styret hører gjerne fra medlemmene hva de synes om denne ideen.
Firedagers tur til Irland (GC43) i 2018
Dette er noe styret enn så lenge ikke kan ta stilling til, men liker ideen. Derfor har denne eventuelle turen blitt satt til 2018, siden Junker52 vil bli neste år. Styret syntes at to slike store turer på ett år ville bli for mye. Dessuten vil en felles tur til en destinasjon her i Norge være en fin måte å prøve ut hvordan slike turer blir mottatt av medlemmene. GC43 er den eldste cachen i Europa (gjemt i Juli 2000) og er et veldig yndet mål for en geocacher. Detaljene må diskuteres, men det kan bli aktuelt at hver og en som skal være med bestiller flybiletter selv. Hotell kan bli reservert av en person for alle. Bil/liten buss kan leies på delte omkostninger.
Dagene kan bli delt inn slik (OBS: Dette er bare en ide) Dag 1: Reise dag, egentid i området rundt hotellet. Dag 2: Fellestur til GC43 Dag 3: Egentid/arrangert event/cachetur. Dag 4: Reisedag tilbake til Norge.
Hvis dette virker som en god ide, hører vi gjerne fra dere, også om du/dere har fler ideer eller andre ideer. Smått eller stort!
Vennlig hilsen styret, Olet, Kiko58, Perrøt, Fru Simpsons og Viking_Princess
