Skip to content

Det er sommer, tid for eventer?

Det er sommer, tid for eventer? published on    Viking_Princess

God Sommer alle sammen!

Nå er virkelig høysesongen her, mange er ute og cacher, både i innland og utland, det er fler eventer å besøke og større sjanse for å treffe på andre cachere når du selv er ute på jakt. Det blir også lagt ut mange fler cacher nå i sommer halvåret, enn det blir gjort på vinteren. Jeg tror mange cachere som ikke gidder lete på vinteren, sitter inne og pussler og lager cacher i løpet av de kaldere månedene, for så å hive dem ut så fort snøen har slippi taket! 😉 Ikke meg imot altså!

I helgen var det GIGA event i Tyskland, GIGA betyr altså at det da skal dukke opp mer enn 5000 (Ja, du leste riktig, fem tusen mennesker!) på eventet og GPS var faktisk representert der med noen medlemmer. Det synes jeg er litt artig, lille GPS med knapt 40 medlemmer, hadde ihvertfall 3 av sine medlemmer der iblandt de 5000 andre gale cacherene!

7005

I helgen som kommer er det event på Spåtind, dette er et event jeg har gledet meg til lenge. (http://www.spatind2016.no/) Da det kom ut hadde vi egentlig planlagt å dra til Mega eventet i Estland helgen etter. Men når vi fant ut hvor mange vi kjente som skulle til Spåtind, pluss hvor stressete det ville bli å måtte fly til Estland på fredagskveld, event lørdag og fly hjem igjen søndag efta, da ble det droppa. Nå gleder vi oss kjempe mye til å dra til Spåtind, nettsiden lover godt, programmet er stappa og det skal være festmiddag for cachere på lørdagskvelden.

GiNo (Geocaching i Norge) skal også være med på Spåtind, og ha en liten stand der, det blir antageligvis konkurranser og litt info om hva som kommer til å skje i fremtiden. GiNo er en selvstendig ikke-kommersiell interesseorganisasjon for geocachere fra hele landet. http://www.gcinfo.no/

Det har ikke blitt prioritert GPS eventer i sommer, mye på grunn av alle andre eventer som holdes, og det at mange har ferie om sommeren og kanskje ikke er i distriktet. Men dette behøver jo absolutt ikke stoppe dere fra å arrangere eventer hvis dere vil det! Styret i GPS håper jo at noen vil ta over stafettpinnen ved å lage eventer slik at medlemmene kan møtes. Har du lyst til å lage event, men er usikker så ta kontakt og spør! Jeg har hatt som plan å lage en liten rutine på det, slik at det skal bli litt enklere for de som vil, husk at dette bare er en liten guide.

Å signere loggboka på et event er faktisk ikke pålagt...
Å signere loggboka på et event er faktisk ikke pålagt…

Holde Event, en liten guide:

Å lage event er ikke så vanskelig som man skal tro egentlig, man må bare planlegge litt og tenke litt igjennom det først.

  • Et event må sendes inn til publisering minst to uker før det holdes, er det kortere dato vil det være umulig å sende inn publiseringen. Det er en stor fordel hvis du planlegger alt og legger ut siden om eventet minst en måned i forveien, slik at de som vil komme vet om eventet ditt i god tid.
  • Eventer får ikke legges nærmere enn 50km (luftlinje) av hverandre så lenge eventene i nærheten holdes i samme tidsrom.
  • Hvor skal du holde eventet? Her må du tenke på været, årstiden og hvor mange du tror vil komme til eventet ditt.

Noen ideer til steder eventer kan holdes:

– Du kan godt holde event ute under åpen himmel både sommer som vinter, men du burde tenke på at det kan regne om sommeren (hold eventet ved en gapahuk eller få tak i et enkelt party telt) og at det kan bli ganske så kaldt om vinteren (velg et sted der man kan tenne bål). Avhengig av hvor lenge eventet ditt skal vare, burde du se etter muligheten for toaletter.

– Restaurant er en mulighet, men her må du da først prate med eier og si hva slags arrangement det er. Stedet må ha en overflate som gjør at dere kan sitte sammen så godt det lar seg gjøre. En liten cafè med noen få stoler spredt rundt og 30 cachere, vil kanskje ikke bli så vellykket. Du må gjerne reservere til det antallet du tror vil dukke opp, men du burde gjøre det klart med eier at du ikke kan vite antall personer før veldig tett på event datoen. Som regel er det mulig å snakke om detaljene og bli enige om hvordan dere løser dette. Husk at du ikke kan tvinge noen til å betale, så det burde aldri være spiseplikt. Men de aller fleste som melder seg på et event hvor man skal samles for å spise, er jo innstilt på å bestille mat.

– Noen har holdt event i sin egen hage, på hytta, på ett grendehus, på en skole osv, dette er helt opp til deg selv, hvordan eventet skal være og hvordan du planlegger det.

Ute eller inne, spiller liten rolle. Det er de som kommer som skaper stemningen!
Ute eller inne, spiller liten rolle. Det er de som kommer som skaper stemningen!
  • Når du vet hvor du skal holde det, burde du planlegge tiden. Datoen er da allerede satt, men når på dagen skal det være? Skal du holde ett frokost event ute i skogen fra 08:00 til 09:00 eller skal dere møtes for en middag på en restaurant mellom 17:00 og 19:00? Husk at du som vert er pliktig til å være på stedet hele tiden. Den tiden du har satt opp, skal det ALLTID være noen på stedet, også om alle har gått og det er igjen en halvtime av eventet. Det skjer faktisk at det dukker opp en og annen sen cacher, som kanskje så eventet i det de kjørte forbi, og ville ta en tur innom.

Eventer skal vare minste en halvtime, og du burde ta deg tid til eventet ditt. Hvis dere bare skal møtes for å skravle og ikke ha noe program, kan en halvtime til en time være nok.

-Har du planer for en middag eller å ha loddtrekning eller andre aktiviteter kan det være lurt å bruke to til tre timer på eventet ditt, folk elsker å snakke sammen, som regel sklir tiden ut uansett.

-Er ambisjonene virkelig store, og du vil ha et større event med mye på agendaen, burde du legge inn nok tid til alt, pluss litt til (Og eventuelt spørre venner om å gjelpe deg!) Det er kjipt for de som koser seg på eventet ditt hvis du begynner å pakke sakene lenge før de er klare for å dra hjem!

  • Så når du vet hvor du skal holde eventet, hva dere skal gjøre, dato og tid, da kan du starte å lage event siden. Lag den oversiktlig, legg tydelig til HVOR, NÅR, TID og eventuelt program. Gjør det litt spennende, legg til ett bilde, ta deg tid til å gjøre det til en fin side. Dette er siden som skal friste folk til å komme på eventet ditt. Hva gjør at du blir fristet til å melde deg på et event? Hva skal til for at du skal melde deg på?

 

  • Når eventet ditt har blitt publisert og folk begynner å melde seg på, kan det være lurt å følge med på antallet som  melder seg på. (Dette er selvfølgelig avhengig av hvor du har valgt å holde dette eventet!) Kanskje du burde holde øye med været i dagene før hvis det er ute, eller det har skjedd noe som er av betydning til de som skal komme. Da kan du annonsere dette ved å skrive en “Announcement”. Alle som har meldt seg på til da, vil da få en mail med meldingen din angående eventet.

 

  • På event dagen vil jeg råde deg til å være på stedet i god tid, mange cachere kommer også i god tid, og jeg vil se på det som et must å være på event stedet først når man er arrangør.

 

  • Husk at du som EO (Event Owner) burde se til at alle føler seg velkommen. Noen er på event for første gang og kan fort føle seg utenfor når gamle kjenninger står og snakker med hverandre. Ta deg tid til å få et raskt overblikk en gang iblandt, se om noen står alene, kjeder seg eller ikke helt tørr å komme bort. Det kan også komme geocachere fra andre land, eller andre kanten av landet, og som derfor ikke kjenner noen, selv om de kanskje ikke er nye. Prat litt med alle, det betyr så mye!

 

  • Det kommer ofte TBs og coiner med cachere, mange legger disse igjen på eventer. Ha gjerne en litt stor boks til dette, slik at de ikke blir liggende og slenge på bord, da kan det skje at de blir borte, detter ned på bakken og blir glemt osv. Det er også lettere å sende en boks rundt bordet når folk vil logge dem. Husk at hvis ingen tar dem med seg ved eventets slutt, er det du som ender opp med dem. Så det går an å spørre mot slutten om noen vil ta med seg noen av dem ut igjen.

 

  • Event loggbok er IKKE obligatorisk, men er noe mange setter pris på. Skal du ha flere eventer kan det være morro for deg selv og andre, å ha samme bok å skrive i og ta vare på. Men husk, ingen er pliktig til å signere den, så skulle det komme cachere som ikke skriver i loggboka, men logger på nett, har du ikke lov til å slette dem fra nettloggen!

 

  • Etter eventet er over, skal eventet arkiveres. Du kan godt vente noen dager, så disable det og så arkivere etter en eller to uker. Ikke vent en måned, da vil reviewer arkivere det for deg. Greit å orde det selv.
Halloween Event 2015 Skasenden
Halloween Event 2015 Skasenden

Et event skal være sosialt, målet er å samles, styrke felleskapet og hjelpe hverandre. Alle skal være velkommen. Som regel er de som møter opp på eventer sosiale folk, så det går som regel av seg selv. 🙂 Du som eier av eventet har også lov til å logge eventet på nett og de aller fleste gjør det.

Håper dette var til litt hjelp. Har du lyst til å arrangere event men fortsatt er usikker eller har spørsmål, bare spør! Lykke til!